Papierberge verringern: Jobcenter Waldeck-Frankenberg führt elektronische Akten ein

Kaum Papier auf dem Schreibtisch, dafür ein neuer Monitor für die elektronischen Akten: Jörg Preising, Reinhold Lohmar und Ulrich Riemer (von links) begrüßen die neue Technik. Foto: Figge

Waldeck-Frankenberg. An die 30.000 Akten, mit durchschnittlich 500 Seiten lagert das Jobcenter Waldeck-Frankenberg – weiter wachsen sollen die Archive aber nicht mehr.

Ab Montag nutzen die Mitarbeiter elektronische Akten. Alle eingehenden Papiere werden bei einem Scan-Dienstleister digitalisiert und für die Mitarbeitern automatisiert der richtigen Akte zugeordnet. Das „E-Government-Gesetz“ des Bundes fordert Behörden zur Nutzung elektronischer Dokumente auf.

Für die Kunden ändert sich wenig: Sie können Dokumente weiterhin per Post einreichen. „Durch das Scannen gibt es eine geringe zeitliche Verzögerung, bis die Akten verfügbar sind“, erklärt Bereichsleiter Ulrich Hiemer. In eiligen Fällen sei mithilfe des Papiers Soforthilfe möglich.

„Wenn die Daten im System sind, können die Mitarbeiter die Akten jederzeit sofort aufrufen“, sagt Geschäftsführer Reinhold Lohmar. Der Weg ins Archiv und die Suche nach Unterlagen würden damit unnötig, es gebe schnellere und bessere Auskünfte. Einblick in die Akten haben laut Lohmar weiterhin nur die berechtigten Mitarbeiter.

Für sie ändert sich mehr, seit Mitte August laufen Schulungen. „Die erste Resonanz ist positiv, auch wenn bei einigen Skepsis herrschte“, berichtet Jörg Preising, Einführungsleiter eines Teams. Er, Lohmar und Hiemer sehen viele Vorzüge: Im großräumigen Bezirk Waldeck-Frankenberg werde der Austausch leichter, Urlaubsvertretungen hätten besseren Zugriff, es werde Lagerfläche und somit Geld gespart und Mitarbeiter können parallel schwierige Akten prüfen.

Die Bundesagentur für Arbeit hat bereits vor vier Jahren auf die „eAkte“ umgestellt. Mehr dazu lesen Sie in der gedruckten Freitagsausgabe der HNA Frankenberger Allgemeine.

Von Wilhelm Figge

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