Ratsinformationssystem und neue Homepage

Helsa ist auf dem Weg zur papierlosen Verwaltung

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Moderne Verwaltung: Hauptamtsleiter Jens Schmidt will die EDV-Nutzung im Helsaer Rathaus in den kommenden Jahren weiter ausbauen.

Helsa. Schneller, besser, kostengünstiger: Das sind die Vorzüge eines Systems in Helsa, das Gemeindevertretern und Einwohner über die Homepage im Internet zur Verfügung steht.

Seit seiner Einführung vor vier Jahren wurde das Online-Angebot fast 48.000 Mal angeklickt.

„Das Allris-Infosystem hat Helsa vorangebracht“, sagte Bürgermeister Tilo Küthe (SPD) der HNA. Die überwiegende Mehrheit der Parlamentarier nutze den papierlosen, portofreien Service. Man bekomme aber auch viele positive Rückmeldungen von Bürgern, die besonderen Wert auf einen Einblick in das Ortsrecht und Gebührensatzungen legen oder sich über die kommunale Geschehnisse informieren wollen, so der Rathauschef.

Der Bürgermeister hob hervor, dass man über die Textrecherche oder die gespeicherten Dokumente auch an ältere Beschlüsse der Gremien herankomme. Die Digitalisierung der Sitzungsprotokolle gehe bis auf das Jahr 1989 zurück.

Büroleiter Jens Schmidt bezifferte die jährliche Kostenersparnis auf 4000 Euro. Dies sei durch den Verzicht auf vielfaches Kopieren und durch Einsparungen bei den Papier- und Portokosten erreicht worden. Für kurzfristige Änderungen von Sitzungsterminen oder Vorlagen seien die Wege viel kürzer und schneller geworden, so Schmidt. Der Leiter des Hauptamtes will künftig noch mehr erreichen: „Bis 2017 / 2018 soll im Helsaer Rathaus ein Konzept für die papierlose Verwaltung umgesetzt werden.“ Geplant sei, so Schmidt, beispielsweise Rechnungen nach dem Eingang zu scannen und bis zur beleglosen Ablage nur noch am PC zu bearbeiten. Damit und durch andere Maßnahmen werde die Verwaltung flexibler und noch kostengünstiger arbeiten können, sagte Schmidt, der das Info-System pflegt und es auch als Protokollführer auf dem neuesten Stand hält.

Von den Kommunalpolitikern, die aus Gründen der Aktualität und Vertraulichkeit einen separaten Zugang zum Ratsinfosystem haben, kommt viel Zustimmung: „Das System sei gut angelaufen.“ Er drucke sich allerdings die Einladungen und wichtige Vorlagen für die Bearbeitung noch aus, sagte Frank Williges von der CDU.

Andere Gemeindevertreter arbeiten komplett ohne Papier, vor allem seit ihnen auch während der Sitzungen im Rathaus ein WLAN-Zugang zur Verfügung steht. Holger Wittich (SPD) benutzt Allriss nicht: „Ich besorge mir die Unterlagen in Papierform“, verriet er unserem Mitarbeiter. Ganz anders verhält es sich bei Jürgen Fasold, der das Ratsinfosystem ständig benutzt: „Das umfangreiche Archiv ist für meine Arbeit unverzichtbar“, sagte der Fraktionssprecher der Grünen / Bündnis 90 der HNA.

Zum Jahresbeginn ist auch die neu gestaltete Homepage der Gemeinde Helsa öffentlich freigeschaltet worden Das Ratsinformationssystem ist über die Startseite zu erreichen.

www.gemeinde-helsa.de 

Von Hans-Peter Wohlgehagen

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