Kostenlose Beratung

Datenschutz-Grundverordnung: Landkreis Kassel hilft Vereinen 

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Die Verunsicherung ist nach wie vor groß: Vereine bekommen jetzt Hilfe bei der Datenverwaltung.

Der Landkreis Kassel bietet Vereinen bei Fragen zum Thema Datenschutz eine kostenlose Beratung an. Denn auch Vereine sind von der Datenschutz-Grundverordnung betroffen. 

Der Landkreis Kassel bietet Vereinen bei Fragen zum Thema Datenschutz eine kostenlose Beratung an. Ein ehemaliger Kreismitarbeiter, der selbst in einem Verein aktiv sei, beantworte die Fragen telefonisch oder in einem persönlichen Gespräch, sagt der Pressesprecher des Landkreises Kassels, Harald Kühlborn. Denn nicht nur Unternehmen, sondern auch Vereine sind von der neuen europäischen Datenschutz-Grundverordnung betroffen.

Bei Fragen müssen sich Vereine per Telefon oder E-Mail an den Landkreis Kassel wenden. Dort werden die Fragen zentral gesammelt und anschließend durch den ehemaligen Kreismitarbeiter beantwortet. „Die Anliegen sind von Verein zu Verein unterschiedlich. Es sind zum Teil sehr konkrete Fragen dabei“, sagt Kühlborn. Deswegen sei eine gezielte Einzelberatung sinnvoller als eine allgemeine Auskunft. Zudem seien die Grundlagen zum Datenschutz auch im Internet abrufbar.

Mittlerweile hätten sich die Fragen von Vereinen aber verringert. „Wir haben das Telefon nicht ständig in der Hand. Nur anfangs, als die Verordnung in Kraft getreten ist, war es etwas hektisch“, sagt Kühlborn. Auch Vereine berichten teilweise, dass sich die anfänglichen Bedenken etwas gelegt haben. „Wenn man die richtigen Informationen hat, lässt sich das Thema bewerkstelligen“, sagt etwa die erste Vorsitzende des Frauenchors in Udenhausen, Heike Reinemann. Gemeinsam mit rund 30 Vereinsvertretern hatte sie einen Vortrag über Datenschutz für Vereine von Rechtsanwalt Christian Mische in Grebenstein besucht.

Beim Landkreis Kassel steht Andreas Bernhard für Vereine als erster Ansprechpartner zur Verfügung. Er leitet die Fragen auch an den ehemaligen Kreismitarbeiter weiter. Seine Kontaktdaten, darunter die Telefonnummer und E-Mail-Adresse, finden Vereine auf der Internetseite des Landkreises.

Kreistagsbeschluss als Ausgangspunkt

Ausgangspunkt für die kostenlose Beratung von Vereinen durch den Landkreis Kassel war ein Beschluss des Kreistages vor rund vier Monaten. Die SPD hatte zuvor einen Dringlichkeitsantrag gestellt, wie der Pressesprecher des Landkreises, Harald Kühlborn, mitteilte. Nach dem Beschluss sei die Aufgabe schließlich an Andreas Bernhard delegiert worden. 

Zudem organisiert der Landkreis gemeinsam mit dem Landessportbund Hessen einen Vortrag über Datenschutz in Vereinen am kommenden Donnerstag, 18. Oktober. Dieser findet ab 19 Uhr im Kreishaus Kassel, Wilhelmshöher Allee 19-21, statt. Als Referent ist Dr. Frank Weller, Vorsitzender des Landesausschusses für Recht, Steuern und Versicherung beim Landessportbund, zu Gast. Vereinsvertreter sollten sich im Vorfeld sicherheitshalber anmelden

Was Vereine beachten sollten

Die neue Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stellt auch Vereine seit einigen Monaten vor neue Aufgaben. „Es geht hier aber nicht um juristische Perfektion“, sagte Rechtsanwalt Christian Mische bei einem Vortrag vor Vereinsvertretern in Grebenstein. „Vereine sollten die Vorgaben mit ihren Mitteln bestmöglich umsetzen.“ Wir haben fünf wichtige Anforderungen, die Vereine beim Thema Datenschutz beachten sollten, zusammengefasst.

Datenschutzbeauftragter

Die DSGVO sieht vor, dass Vereine einen Datenschutzbeauftragten brauchen, wenn mindestens zehn Personen mit der digitalen Verarbeitung von Daten beschäftigt sind. „Das ist vor allem im Mannschaftssport schnell der Fall, weil es dort elektronische Spielberichte gibt, die von Betreuern bearbeitet werden“, erklärte Rechtsanwalt Mische. Dabei würden ständig personenbezogene Daten wie Namen und Geburtstage verarbeitet.

Verarbeitungstätigkeiten

In diesem Verzeichnis müssen Vereine jede Datenverarbeitung dokumentieren. Dazu zählt etwa auch, welche Daten für welchen Zweck gespeichert werden. „Das kann für Vereine auch zur eigenen Überprüfung hilfreich sein“, sagte Mische. Zwar steigt dadurch der Verwaltungsaufwand für Vereine. Aber im Falle einer Überprüfung können sie so nachweisen, dass sie sich richtig verhalten haben.

Der Umgang mit Fotos

Natürlich wollen Vereine gerne Fotos und Vereinsberichte veröffentlichen. Es sollen ja auch Einblicke in das Vereinsleben gegeben werden. Das ist laut dem Hessischen Datenschutzbeauftragten ohne Probleme möglich, wenn das Einverständnis der betroffenen Personen vorliegt. Demnach muss eine Einwilligung freiwillig erteilt werden und kann etwa in Teilnahmeanträgen oder Spielerpässen enthalten sein.

Es darf aber auch ohne Einwilligung über Veranstaltungen textlich wie bildlich berichtet werden, solange keine Einzelpersonen abgebildet werden und die Veranstaltung im Vordergrund steht. „Im Zweifel sollte man ein Bild aber lieber weglassen“, riet Mische.

Sicherheit

Vereine sind dafür verantwortlich, dass personenbezogene Daten sicher aufgehoben sind. Aktuelle Betriebssysteme, Virenscanner, Passwortschutz und regelmäßige Software-Updates sollten für ausreichend Datenschutz sorgen. Falls es doch zu einem Datenleck, etwa durch Diebstahl, kommen sollte, müssen Vereine die zuständige Aufsichtsbehörde informieren.

Datenschutzerklärung

Die DSGVO legt fest, dass betroffene Personen in verständlicher und detaillierter Form über das Speichern und Verarbeiten ihrer Daten informiert werden müssen. Das bedeutet für Vereine auch, dass sie die Datenschutzhinweise auf ihrer Webseite anpassen sollten. Helfen kann dabei etwa der „Datenschutz-Generator“, der online verfügbar und für gemeinnützige Vereine kostenlos ist. Vereine sollten aber beachten, dass „Hinweise zum Datenschutz nicht in das Impressum gehören“, sagte Mische. „Sie sollten gleichrangig zum Impressum aufgeführt werden.“

Hinweis:Eine Übersicht mit Anforderungen der DSGVO an Vereine finden Sie beim Bayerischen Landesamt für Datenschutz: https://www.lda.bayern.de/media/muster_1_verein.pdf zusammengestellt.

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