Auf dem Weg ins Digitale

Gemeinde Frielendorf nutzt neues Computersystem im Meldewesen

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Die Mitarbeiter des Rathauses sind von den Möglichkeiten der E-Akte überzeugt: Kerstin Thomas, Mitarbeiterin im Bürgerbüro, Verwaltungsbesucher Dirk Sohm die Handhabung des Signaturpads. 

Frielendorf. Mit der sogenannten emeld21-eAkte hat die Gemeinde Frielendorf einen weiteren Schritt in Richtung hin zum elektronischen Rathaus gemacht.

Kürzlich wurde das moderne Verwaltungssystem im Bürgerbüro eingeführt. „Das zeitaufwendige Suchen von Formularen und Dokumenten in der Papierablage und Archiven wird von der emeld21-eAkte abgelöst und gehört damit der Vergangenheit an“, freut sich Frielendorfs Bürgermeister Thorsten Vaupel.

Elektronische Akten sparen Papier ein und verkürzen Bearbeitungszeit

Die Vorteile überzeugen im Rathaus: Es ist beispielsweise nicht nur möglich, Passbilder sofort zu digitalisieren, auch Unterschriften für sämtliche Pass- und Personalausweisanträge sowie An-, Ab- und Ummeldungen können über moderne Tablets geleistet und eingelesen werden sowie das Formular – ohne es auszudrucken – in die emeld21-eAkte übernommen werden.

Das gilt ebenso für weitere notwendige Unterlagen und andere Dateien. „Für jede Person oder jeden Vorgang kann man jetzt eine elektronische Akte anlegen, in der unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter alle im Fachverfahren emeld21 ausgestellten Formulare sowie den gesamten Schriftverkehr ablegen“, erklärt Büroleiter Michael Bühn.

Informationen und Dokumente sind ab sofort am Arbeitsplatz der Mitarbeiter – direkt aus dem Verfahren heraus – verfügbar. Die Bearbeitungszeit wird dadurch spürbar verkürzt. Sobald Dokumente und Formulare eingescannt sind, können sie mithilfe des Moduls Bürgermonitor bei Bedarf auch für andere Vorgänge genutzt werden.

Erste Kommune im Altkreis

Man sei die erste Kommune im Altkreis Ziegenhain, welche im Bürgerbüro auf die emeld21-eAkte setze, sagt Bürgermeister Vaupel nicht ohne Stolz: „Durch die wegweisende Technik bleibt unseren Mitarbeitern wesentlich mehr Zeit, um sich um die Belange der Bürger zu kümmern.“

Im Schnitt kommen tagtäglich rund zwanzig Menschen mit den verschiedensten Anliegen in das Bürgerbüro. Dank des neuen Systems brauche man nicht mehr umständlich in Aktenordnern blättern, sagt Mitarbeiterin Kerstin Thomas: „Wir sind begeistert von dem System und die Bürger sind der Technik gegenüber offen und nehmen es sehr gut an.“

Mit der emeld21-eAkte und dem Bürgermonitor verfügt Frielendorf bereits über den zweiten Baustein des elektronischen Rathauses.

Digitaler Haushalt soll folgen

Man habe seit 2016 ein ähnliches System schon im Finanzbereich für die digitale Rechnungsbearbeitung im Einsatz, erklärt Vaupel: „Das merken die Bürger nicht unmittelbar, aber gerade Firmen nehmen das Angebot sehr gerne wahr.“ Die Möglichkeiten der Digitalisierung seien bei Weitem noch nicht ausgeschöpft, ist der Rathauschef überzeugt: „Als Nächstes steht der digitale Haushalt an.“

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