Unterstützung für Digitalisierung der Verwaltung

Rathaus wird digitaler: Stadt Eschwege führt die E-Akte ein

Öffnungszeiten werden bald nicht mehr entscheidend sein, um seine Angelegenheiten bei der Stadtverwaltung zu regeln. Die Kreisstadt setzt auf Digitalisierung – ohne den persönlichen Kontakt aufzugeben. Archivfoto: Sagawe
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Öffnungszeiten werden bald nicht mehr entscheidend sein, um seine Angelegenheiten bei der Stadtverwaltung zu regeln. Die Kreisstadt setzt auf Digitalisierung – ohne den persönlichen Kontakt aufzugeben. Archivfoto: Sagawe

Das Ziel ist es, Rathaus-Angelegenheiten gleichermaßen in der Verwaltung selbst, aber auch vom Sofa zu Hause aus erledigen zu können. Die Eschweger Verwaltung wird digitaler.

Eschwege – Deswegen strukturiert die Eschweger Verwaltung ihr System um. Die Pandemielage mit zwischenzeitlichen Schließungen hat ihr Übriges zur Beschleunigung der Digitalisierung getan. Das Land Hessen hat jetzt die Eschweger Bemühungen noch mal finanziell beschleunigt.

Rund 86 000 Euro bekommt die Stadt Eschwege von der hessischen Digitalministerin Prof. Dr. Kristina Sinemus für das Projekt der Verwaltungsdigitalisierung. Warum das besonders ist? Weil die Stadt Eschwege bei der Einführung der sogenannten E-Akte neue Wege geht. Bei einem Online-Kreativwettbewerb wurde im März die Initiative Lokalprojekte ins Leben gerufen. „Lokalprojekte“ ist eine Online-Plattform, die bundesweit Fachkräfte aus der Wirtschaft und Gesellschaft – sogenannte Macherinnern und Macher – mit Kommunen, wie Eschwege, verbindet. Diese Fachkräfte bringen sich für sechs bis zwölf Monate zu Themen wie Digitalisierung und Verwaltungsmodernisierung anhand gemeinsamer Projekte in die Verwaltung ein. „Wir gewinnen neue Perspektiven und ganzheitliche Lösungen durch den Blick von außen“, erklärt Bürgermeister Alexander Heppe die Vorteile.

Im September ist die Pilotphase gestartet. Zehn bis 15 kommunale Aufgaben werden derzeit bearbeitet. Das Kreativnetzwerk widmet sich mit der Einführung der E-Akte auch einer Aufgabe, die die Stadt Eschwege gestellt hat. Das ist in Hessen einzigartig. „Die Kreisstadt Eschwege geht einen besonderen Weg, weil sie Ideen und Know-how von außerhalb der Verwaltung aufnimmt“, begründet Sinemus die Subvention. Die Kosten der Stadt für Lokalprojekte unterstützt das Land deshalb mit 86 000 Euro.

Und was ist eine E-Akte? Die Umstellung auf die elektronische Aktenführung ist nichts Neues. Zahlreiche Verwaltungen haben sich schon damit beschäftigt, von der Papier- zur Dateiform überzugehen. Ziel der Stadt Eschwege ist es jetzt, den Übergang möglichst unkompliziert für Mitarbeiter und Kunden zu gestalten. Ein geeigneter Bereich, den Digitalisierungsprozess zu beginnen, und die elektronische Aktenführung zu etablieren, sei die Steuerverwaltung. „Mit der Einführung der digitalen Steuerakte als Pilotprojekt sollen erste Erfahrungen auf dem Weg zur vollständigen Umstellung auf digitale Aktenführung gesammelt werden“, erklären die Konzeptentwickler von Lokalprojekte.

Für die Kunden ergeben sich dadurch zahlreiche Verbesserungen. Dienste, für die man bisher das Rathaus aufsuchen musste, könnten dann digital erledigt werden. Online-Dienstleistungen gehören auch in der Verwaltung der Kreisstadt Eschwege bereits zum Spektrum. „Es soll aber beides möglich sein“, sagt Sinemus. Der persönliche Kontakt im Rathaus werde nicht ersetzt. Ein Ergebnis, wie man in Eschwege die E-Akte einführen kann, wird in vier Monaten erwartet. (Tobias Stück)

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