E-Mail-Flut eindämmen: Regeln des Arbeitgebers für CC

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Volles Postfach: Viele Arbeitnehmer bekommen zu viele E-Mails - unter anderem, weil ihre Kollegen es mit der CC-Funktion übertreiben. Foto: Andrea Warnecke

"Zur Info": Nicht auf jede E-Mail müssen Arbeitnehmer sofort antworten. Mitlesen müssen sie aber oft trotzdem, auch wenn sie eigentlich nur "in CC stehen". Damit die Masse solcher Nachrichten nicht Überhand nimmt, müssen Arbeitgeber klare Regeln aufstellen.

Erlangen (dpa/tmn) - Vor lauter E-Mails kommen manche Berufstätige kaum zum Arbeiten. Viele der Nachrichten sind dabei gar nicht direkt an den Empfänger gerichtet, stattdessen bekommt er über die "CC"-Funktion nur eine Kopie.

Die Idee solcher Verteiler ist eigentlich, Kollegen über Prozesse und Veränderungen auf dem Laufenden zu halten. "Grundsätzlich ist CC eine sinnhafte Funktion", sagt Roman Soucek vom Lehrstuhl für Wirtschafts- und Sozialpsychologie an der Universität Erlangen-Nürnberg. "Zum Problem wird sie, wenn sie viel zu pauschal oder viel zu ungezielt eingesetzt wird."

Das Resultat sind dann viele, oft ewig lange E-Mail-Ketten, die das Postfach verstopfen. Ursache dafür ist häufig, dass Kollegen die Funktion nicht mehr für ihren ursprünglichen Zweck nutzen. "Etwa wenn man sich absichern möchte", nennt Soucek ein Beispiel. Gibt es Ärger, könnten die CC-Intensivnutzer dann einfach sagen: "Aber du wusstest doch auch Bescheid."

Andere nutzten das auch, um die Kollegen oder den Chef zu beeindrucken, sagt Soucek. Ein klassisches Beispiel dafür seien Massenmails lange nach Feierabend: "Damit wollen sie dann zeigen, wie viel sie arbeiten, wo sie überall involviert sind oder dass sie auch nachts noch arbeiten."

Einzelne Arbeitnehmer können sich gegen diese Flut kaum wehren. In manchen E-Mail-Programmen gibt es aber wenigstens die Möglichkeit, Filter oder sogenannte Regeln für CC-Mails einzurichten. Damit landen solche Nachrichten automatisch in einem eigenen Ordner. Gefragt beim Kampf gegen die Nachrichtenflut sind aber eher die Unternehmen, sagt Soucek. "Es muss eine gemeinsame Kultur geben, die CC-Funktion sehr zielgerichtet einzusetzen."

Das bedeutet zum Beispiel, Kopien einer Nachricht nur an die tatsächlich Betroffenen zu schicken, nicht an die ganze Abteilung. "Zudem muss klar sein, was es bedeutet, wenn jemand in CC steht", so der Experte weiter. Arbeitnehmer müssen also wissen, ob sie CC-Mails wirklich nur lesen müssen oder ob darin auch eine Aufforderung zum Handeln stecken kann.

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