Einfach effizienter

Follow-me-Funktion: Mit einem Tastendruck können alle Druckaufträge abgerufen werden.

Eine der Revolutionen, die das leidige Drucken, Sortieren, Abheften und auch Suchen nach Unterlagen beendet hat, ist das Dokumentenmanagement. „Dokumentenmanagement sorgt für mehr Effizienz in den Arbeitsprozessen“, sagt Heinz Jacob von Lesspaper Solutions in Kassel. „Man hat jederzeit eine glasklare Sicht auf seine Daten.“

Spezialisiert ist das Kasseler Unternehmen auf die Dokumentenmanagement-Software von ELO. „Unternehmen werden täglich mit einer Flut an Briefen, Faxen, Mails, Belegen und anderen Dokumenten konfrontiert. ELO erleichtert die Ablage ungemein“, sagt Jacob. ELO sorgt für die elektronische Erfassung und Archivierung aller Papierdokumente und ebenso die Recherche danach. Es bietet Unternehmen einen gezielten Datenzugriff – das spart jedoch nicht nur Zeit, sondern auch Geld für Material. „ELO ist eine kompakte und effektive Lösung, die vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen gedacht ist“, erläutert Jacob.

Die neue Doc-X-Funktion in ELO ist in der Lage, Formulare, die eingescannt werden sollen, komplett einzulesen und anhand der Daten wie Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag oder Kundennummer zuzuordnen und Vorgänge miteinander abzugleichen, die zum Beispiel schon in der Warenwirtschaft vorhanden sind. „Stimmt die gelieferte Menge mit der berechneten Menge überein, gilt das Dokument als geprüft und wird zugeordnet. Darüber hinaus kann man alle dazugehörigen Vorgänge abrufen“, erklärt Jacob. „Liegen Unstimmigkeiten vor, gibt die Software das Dokument zur weiteren Prüfung wieder aus.“

Doch nicht nur mit einem effektiven Dokumentenmanagement können Unternehmen Kosten sparen. „Ein weiterer wichtiger Faktor dafür ist eine Druckkostenanalyse“, sagt Jacob. Unternehmen, die ihre Druckkosten minimieren wollen, bietet Lesspaper Solutions die Konzepte 1=1 Pay Per Page (PPP) und 1 = 1 Pay Per Page Green von Ricoh an. Mit letzterem lassen sich nicht nur die Druckkosten senken, sondern auch die Energiekosten und der CO2-Ausstoß reduzieren. „Mit dem klassischen PPP können rund 20 Prozent der Kosten eingespart werden. PPP Green ermöglicht ein weiteres Einsparpotenzial von 30 bis 40 Prozent der Energie- und Papierkosten“, rechnet Jacob vor. Um das zu erreichen müssten beispielsweise Energieeinsparpotenziale der Hardware erkannt und umgesetzt werden und die Möglichkeiten des Duplexdruckes genutzt werden.

Gezielte Verschlagwortung

Einen weiteren Beitrag zu den Aspekten Zeit und Kosten sparen tragen auch die neuen Multifunktionsgeräte von Ricoh, die eine Indizierung ermöglichen. Das heißt, wenn ein Dokument eingescannt wird, kann es direkt am Display verschlagwortet, zugeordnet und archiviert werden. „Ziel ist es, eine einheitliche Hardware in Unternehmen zu schaffen.

Darüber hinaus schafft auch die neue sogenannte Follow-me-Funktion effizientere Arbeitsprozesse. Jeder kann von seinem Arbeitsplatz aus seine Druckaufträge in das Netzwerk senden, wo sie solange archiviert sind, bis man sie abruft. Das kann man mit einer Chipkarte oder eine Codenummer an jedem Multifunktionsgerät im Unternehmen“, sagt Jacob. „Das heißt, man muss nur einmal das Gerät aufsuchen, um alle Druckaufträge abzufragen.“ Und auch den Unternehmen selbst bietet das einen wichtigen Vorteil: Sie können Druckaufträge jederzeit nachvollziehen. HKK L

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