Rechtzeitig planen ist das A und O

Einführung in das Eventmanagement war das Thema der Unternehmerfrauen im Handwerk, zu der Hannelore Volke eingeladen hatte. Dozentin Susanne Siekmeier ist erfolgreiche Veranstaltungsmanagerin und führte die rund 20 Frauen in die Planung und Durchführung von Veranstaltungen ein.

Die Faustregel, nach der man bei der Planung vorgehen sollte, ist: je größer eine Veranstaltung, desto früher mit der Planung beginnen. Acht bis zwölf Monate sollte man bereits den Ort und den Termin festlegen. Siekmeier plädierte dafür, für das Firmenfest ein Organisationsteam mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten festzulegen, denn alleine sind große Veranstaltungen schwer zu organisieren. Für die Projektplanung muss zunächst die Zielgruppe festgelegt werden. Hierzu können Geschäftspartner, aber auch lokale Politiker oder andere VIPs, Mitarbeiter mit Familien, Anwohner, Bekannte gehören. Wichtig ist natürlich die Festlegung des Budgets und eine realistische Kostenplanung, die ständig überprüft werden muss.

Soll Produktion laufen?

Organisiert man eine Veranstaltung im Betrieb, muss auch festgelegt werden, ob dies mit einer Besichtigungsmöglichkeit verbunden sein soll, ob die Produktion laufen soll und wenn, welche Mitarbeiter arbeiten sollen. Auch das Thema Sponsoring sollte mit ihnen besprochen werden. Und natürlich sollte rechtzeitig auf den Termin hingewiesen werden beispielsweise auf der eigenen Homepage.

Im Vorfeld sollte man alle Einzuladenden informieren mit einem Hinweis zum „Save the Date“. Persönliche Einladungen inkl. Rückmeldungen müssen rechtzeitig vorbereitet und verschickt werden, Präsentationen und Vorträge erstellt, Namensschilder, Plakate, Ausschilderung entworfen und rechtzeitig aufgehangen, gedruckt und verteilt werden. Auch während der Veranstaltung müssen die Abläufe ständig überprüft werden, Materialien und Flyer regelmäßig aufgefüllt werden.

Zehn Jahre Erfahrung

Frau Siekmeier stellte dann an mehreren Beispielen vor, was bei unterschiedlichen Veranstaltungen beachtet und geplant sein sollte. Sie organisiert seit zehn Jahren eine große Karnevalsveranstaltung in Köln, aber auch die Übergabe einer Brücke verbunden mit einem Tag der offenen Tür waren interessante Events. Ihre Organisationsgabe beeindruckte die Unternehmerfrauen sehr. Ein spannender und interessanter Abend, wie alle Frauen einhellig feststellten. (nh/uli)

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