So schaffen Sie Ordnung im Büro

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Mit Ordnung im Büro geht die Arbeit nicht nur schneller, sondern macht auch noch mehr Spaß.

„Wo hab ich denn jetzt bloß …?“ Verhedderte Kabel, verschollene Akten, durcheinander fliegende Büroklammern – ein chaotischer Arbeitsplatz verlangsamt Ihre Arbeitsabläufe. Mit diesen Tricks und Kniffen bereiten Sie dem ständigen Suchen ein Ende und schaffen Ordnung im Büro.

Möglichkeiten, um Ihren Arbeitsplatz zu organisieren und Ordnung in das Büro-Chaos zu bringen, gibt es viele. Besonders der Jahresanfang eignet sich dazu, sich von Altem zu lösen und Platz für Neues zu machen. Mit Listen, einheitlichen und vereinfachten Ablagesystemen und Ordnerstrukturen sowie kleinen Aufbewahrungsboxen vereinfachen sich Ihre Arbeitsabläufe und Sie haben mehr Zeit, um sich auf die wichtigen Dinge in Ihrem Beruf zu konzentrieren. Genial einfach!

1. Prioritäten setzen am Clearing Day 

Am Clearing Day bekommen Sie einen klaren Kopf. Machen Sie sich entweder am Ende oder zu Beginn jeder neuen Arbeitswoche Gedanken darüber, welche Aufgaben in den kommenden Tagen in Ihrem Job auf Sie zukommen. Um Ordnung zu schaffen und effektiv zu arbeiten, setzen  Sie Prioritäten. Erstellen Sie eine Tabelle auf einem Whiteboard und ordnen Sie nach „Prio 1“, „Prio 2“ und so weiter – von wichtig zu weniger wichtig. So verlieren Sie nicht den Überblick, verrennen sich nicht in Unbedeutendem und können erledigte Aufgaben abhaken – ein gutes Gefühl! 

2. Ablage mit System

Obwohl Sie größtenteils am PC arbeiten und deshalb die meisten Dateien auf Ihrem Computer gespeichert sind, ist es manchmal unumgänglich, Dokumente auszudrucken und auf Ihrem Schreibtisch in Griffweite aufzubewahren. Damit Ihr Schreibtisch nicht von Akten überflutet wird und Sie alles immer schnell zur Hand haben, ist es wichtig, eine Struktur in Ihre Ablage zu bringen. Empfehlenswert sind maximal vier Ablagekörbe, zum Beispiel „Posteingang“, „To-do“, „Lesen“ und „Sonstiges“. Um zu vermeiden, dass sich Chaos ausbreitet, sollten Sie sich mindestens einmal im Monat die Zeit nehmen und Unwichtiges aussortieren. Ordnen Sie Ihre Dokumente, bringt dies auch Ordnung in Ihre Gedanken. Tolle Ablagesysteme, die Ihnen die Arbeit erleichtern, finden Sie zum Beispiel bei KAISER+KRAFT, Gaerner oder katalog.com.

Mindestens genauso wichtig ist es, ein System für Ihre in Ordner abgehefteten Unterlagen zu etablieren. Für kürzere Suchzeiten beschriften Sie die Rücken Ihrer Ordner einheitlich, gut leserlich und sinnvoll. Auch Stichworte, Nummerierungen oder verschiedene Farben helfen dabei, Ihre Unterlagen zu sortieren und schnell wiederzufinden.

3. Dem Kabelsalat den Kampf ansagen 

Kaum etwas stört mehr im Büro als ineinander verknotete und sich verheddernde Kabel. Mit einem simplen Trick machen Sie Ordnung und suchen nie wieder nach dem USB-, Verlängerungs- oder Ladekabel. Leere Toilettenpapierrollen mit dem jeweiligen Namen des Kabels beschriften, Kabel wickeln und in der Rolle verstauen. Die gesammelten Rollen lagern Sie am besten in Ihrer Schreibtischschublade. So hat nicht nur das lästige Suchen nach dem gerade dringend benötigten Kabel ein Ende, sondern Sie beeindrucken auch Ihre Kollegen mit Ihrem Organisationstalent.

4. Themeninseln für mehr Übersichtlichkeit 

Sagen Sie auf Ihrem Schreibtisch herumfliegenden Kleinigkeiten den Kampf an, indem Sie sich Themeninseln schaffen, zum Beispiel Telefon-Stift-Block, Hefter-Locher-Brieföffner und so weiter. So haben Sie die jeweils benötigten Dinge immer schnell zur Hand und sparen Zeit und Nerven. Büroklammern, Tackernadeln und ähnliches verstauen Sie am besten in einer Schreibtischschublade oder kleinen Aufbewahrungsboxen.

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