Profis im Aktenscannen und Vernichten

Sie sorgen für die datenschutzgerechte Aktenvernichtung: das Aktenvernichtungsteam der Kasseler Werkstatt

Alle Unternehmen leiden unter der Papierflut. Ein wenig zynisch, aber treffend formuliert: „Bei der nächsten Sintflut wird Gott nicht Wasser, sondern Papier verwenden.“ Fiskalische Dokumente müssen bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden, andere sogar noch länger. Meist verschwenden Aktenordner und Archive wertvollen Büro- oder Produktionsraum. Die Suche nach dringend benötigten Unterlagen verschlingt nicht selten kostbare Arbeitszeit. Die probate Lösung: Dokumente scannen und rechtssicher elektronisch archivieren, danach ab in die Aktenvernichtung. Seit über 18 Jahren macht die Sozialgruppe Kassel e.V. (SGK) mit der Kasseler Werkstatt und dem Dokumenten-Management-Center Kassel der Pro Dokument gGmbH genau das – professionell und nach DIN EN ISO 9001:2008 zertifiziert.

Flexible Cloud-Lösungen

Die bundesweit agierende Pro Dokument gGmbH, gemeinnützige Tochter der SGK, ist mit 75 Mitarbeitern Nordhessens größter Scandienstleister. Über 240 000 Seiten und 5000 DIN-A0-Zeichnungen werden dort pro Tag und Schicht rechtssicher gescannt, verschlagwortet und elektronisch archiviert. Die mittlerweile über 200 Kunden erhalten ihre Daten auf mobilen Datenträgern, per sicherheitszertifikatsgeschützter Internet-Verbindung (sFTP VPN) oder lassen sie gleich bei Pro Dokument in deren eigenem Rechenzentrum hosten. Das Dokumenten-Management-Center Kassel ist einer der wenigen Scandienstleister Deutschlands, der Dokumenten-Management-Software auch als Software as a Service (SaaS), als Cloud Computing-Dienstleistung, anbietet. Heißt: Kunden mieten nicht nur Speicherplatz für ihre digitalen Dokumente, sondern nutzen einfach über das Internet eine professionelle Dokumenten-Management-Software wie ELO oder Develop. Statt hohe Kosten für Softwarekauf, Installation und Wartung fällt nur eine monatliche transparente Gebühr an. Und man kann sofort starten. Das ist praktisch und einfach. „Unsere Kunden nutzen unsere Cloud-Lösungen sehr flexibel“, erklärt Roland Müller, Betriebsleiter der Pro Dokument gGmbH und ergänzt: „Bei vielen unserer mittelständischen Kunden und Großunternehmen holen wir täglich oder in Zyklen Dokumente zum Scannen und Digitalisieren ab. Andere scannen bei sich im Unternehmen und binnen Sekunden gelangen die gescannten Dokumente über eine geschützte Internetverbindung in unser Rechenzentrum. Die weitere Verarbeitung erfolgt durch Mitarbeiter des Kunden selbst, zum Beispiel indem ein digitaler Workflow zur Rechnungseingangsprüfung automatisch gestartet wird.“ So wird effizientes, kostengünstiges, stationäres sowie standortübergreifendes und mobiles Arbeiten möglich. Und das nahezu ausfallsicher. „Unser Rechenzentrum hat eine Verfügbarkeit von 99,99 Prozent“, garantiert Roland Müller.

Die Pro Dokument gGmbH ist Hessens erfolgreichstes Integrationsunternehmen. Rund zwei Drittel der Beschäftigten sind schwerbehindert. „Der eine hat ein Rückenleiden, ein anderer ist gehörlos oder hat eine Einschränkung auf Grund eines ehemaligen Krebsleidens“, erklärt Datenbankentwickler Thomas Adelsberger, der mit nur neun Fingern die Produktion leitet.

Aktenvernichtung durch die Kasseler Werkstatt

Die nach der rechtssicheren Digitalisierung anstehende Aktenvernichtung wird auf dem gleichen Betriebsgelände durch die Kasseler Werkstatt, Schwester der Pro Dokument gGmbH, erledigt. Seit über 18 Jahren betreibt die Kasseler Werkstatt unter anderem eine Großschredderanlage nach DIN 32757. Nach Zerkleinern auf Daumengröße wird das Papier in Rohren verwirbelt und in geschlossene Container gepresst. „Das setzt keiner mehr zusammen“, scherzt Jürgen Orth, Auftragsdisponent der Aktenvernichtung. Pro Stunde wird dort eine Tonne Papier vernichtet. Gerichte, Anwälte und Steuerberater sowie mittelständische Unternehmen und Industrie lassen ihre Dokumente von Menschen mit Behinderungen vernichten. Vorteil für die Unternehmen: 50 Prozent des Rechnungsbetrags ist auf die Schwerbehinderten-Ausgleichsabgabe anrechenbar. Das lohnt sich und Unternehmen zeigen so soziales Engagement. NH

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