Schluss mit dem Papierkrieg

Vorbei sind die Zeiten der Papierberge auf dem Schreibtisch, in denen man lange suchen musste, bevor man das richtige Dokument fand: Digitales Dokumentenmanagement bietet einen bequemen und schnellen Zugriff auf alle Daten. (Foto: Eifert)

Jedes Unternehmen produziert tagtäglich unzählige Dokumente. Viele davon wandern von einem Schreibtisch zum anderen. Das kostet Zeit und Platz, denn der „Papierkram“ muss meist lange aufbewahrt werden. Effizienter ist es, wenn der komplette Prozess digitalisiert ist – das spart auch bei der Archivierung eine Menge Platz.

„Für große Unternehmen ist diese Lösung schon seit langem nicht mehr wegzudenken, aber auch für kleinere Betriebe ist digitales Dokumentenmanagement inzwischen erschwinglich“, erklärt Heinz Eifert, Geschäftsführender Gesellschafter von Eifert Datensysteme. Das IT-Systemhaus ist Business Partner von ELO Digital Office und sorgt in ganz Hessen für kompetente Betreuung und sichere IT-Systeme.

Der Umlauf von Papieren im Büro soll geringer werden und ELO nimmt es mit dem Papierkrieg jeder Branche auf. Mit ELO 2011 geht man aber noch einen Schritt weiter. Unternehmen jeder Größenordnung profitieren von der innovativen Dokumentenmanagement-Software, die viel mehr kann als nur gescannte Papierdokumente abzulegen. Daten unterschiedlichster Herkunft – zum Beispiel Scandokumente, PDFs, E-Mails, Office-Dateien – werden in ELO zusammengeführt. Der Dokumentenfluss wird verbessert und Prozesse lassen sich optimieren. Eingehende Belege wie Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge lassen sich scannen, automatisch verschlagworten und weiterverarbeiten – Arbeitsprozesse werden intuitiv unterstützt und so erhöht sich die Produktivität. Außerdem bietet das Programm einen bequemen und schnellen Zugriff auf alle vorhandenen Daten.

Dank der innovativen iSearch Technologie gelingt das Wiederfinden von Dokumenten blitzschnell per Mausklick. Dank Volltexterkennung kann dabei zum Beispiel auch nach Stichworten aus gescannten Dokumenten gesucht werden.

Vor allem bei geschäftskritischen Dokumenten gilt es, eine optimal gesicherte elektronische Speicherung zu haben. Laut Gesetz müssen diese sechs bis zehn Jahre, manchmal auch länger, unverändert elektronisch aufbewahrt werden. „Kein aktives System ist gegen Fehler geschützt. Daten könnten durch technische Fehler oder personelle Eingriffe beschädigt oder auch manipuliert werden“, meint Heinz Eifert. Dokumentenmanagement-Systeme dienen der zentralen Verwaltung und Bereitstellung sämtlicher Unternehmensdaten. Für die zuverlässige und gesetzeskonforme Datensicherung bzw. Langzeitspeicherung sind ergänzende Hardwaremedien unerlässlich.

Eifert Datensysteme hat auch dafür eine Lösung: Den Silent Cube. Ein höchst ausfallsicherer, auf speziellen Festplatten basierender Speicherwürfel, der von Rechnungen bis E-Mails alle wichtigen Daten speichert. Dieser gewährleistet höchste Sicherheit bei der Langzeitdatenspeicherung, auch bei Zeiträumen von bis zu dreißig Jahren. Darüber hinaus sind auf ihm abgelegte Daten revisionssicher, da ein Verändern oder Löschen dieser Daten technisch nicht möglich ist. ZGE L

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