Feste Zeiten einführen

"Sie haben Post": So bewältigen Berufstätige die E-Mail-Flut

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Viele Arbeitnehmer bekommen zu viele E-Mails - da ist die richtige Strategie gefragt. Am besten man widmet sich ihnen dreimal am Tag für jeweils 30 Minuten.

Alle fünf Minuten E-Mails checken, um bloß nichts zu verpassen: Doch es gibt bessere Methoden, um die Flut von Nachrichten in den Griff zu kriegen.

München - Hunderte E-Mails im Postfach, und es kommen immer mehr? Für viele Berufstätige ist das Alltag und bedeutet viel Stress. Doch wie behält man den Überblick, ohne etwas zu übersehen und viel Zeit zu verlieren?

Wie oft sollte ich mich dem Posteingang widmen?

"Da sind sich die meisten Arbeitswissenschaftler einig: E-Mails sollten am Stück abgearbeitet werden und nicht immer wieder zwischendurch", sagt der E-Kommunikations-Spezialist und Ratgeberautor Günter Weick aus Pullach bei München. Lässt man sich ständig von der elektronischen Post ablenken, kann man schnell wichtige Aufgaben aus dem Blick verlieren.

"Es reicht vollkommen, wenn man sich dreimal am Tag jeweils 30 Minuten dem Postfach widmet - morgens, mittags und abends zum Beispiel", rät der Experte. Dafür sollte man sich in dieser Zeit aber auch um die Nachrichten kümmern und sie nicht einfach geöffnet im Postfach stehen lassen. "Das macht man mit echten Briefen schließlich auch nicht", bemerkt Weick. Der Experte ist sich sicher: "Ein leeres Postfach tut der Psyche gut."

E-Mail-Flut: Lerne Prioritäten zu setzen

Dabei gilt grundsätzlich: E-Mails sollten so selten wie möglich angefasst werden müssen. Um das Postfach auszumisten, werden die E-Mails nach Wichtigkeit sortiert, gleich bearbeitet oder einfach ungelesen gelöscht. "Man sollte nur das lesen, was auch mit den eigenen Aufgaben zu tun hat", empfiehlt Weick. Wer in zu vielen E-Mails im "CC" aufgeführt ist, sollte aktiv etwas dagegen tun und klären, ob das wirklich nötig ist.

"Auch bei überflüssigen Newslettern oder Benachrichtigungen von Facebook und Co. sollte man aktiv werden", rät der Experte. Prinzipiell sind die Berufstätigen laut Weick für 60 Prozent der eingehenden Mails selbst verantwortlich. Deshalb sollten sie sich immer überlegen, ob eine Mail unbedingt geschrieben werden muss - oder ob eine Absprache nicht besser per Telefon oder persönlich getroffen werden sollte.

So können Sie die E-Mail-Flut eindämmen

Auch elektronische Nachrichten an größere Verteiler sollten gutüberlegt sein. "Die Frage dabei lautet immer: Kann der Kreis der Empfänger auch eingeschränkt werden", sagt Weick. Wer selbst an viele Menschen E-Mails schreibt, bekommt auch viele zurück, sagt der Experte.

Um E-Mails zu sparen, sollten Berufstätige aber nicht per se auf ein kurzes "Danke" als Antwort verzichten, betont der Experte. Solche Ein-Wort-Mails sind zwar häufig überflüssig, kommen bei vielen Empfängern aber gut an. Ob man die Nachrichten versendet, sollte man vom Angeschriebenen abhängig machen. Wenn der am Tag 200 E-Mails bekommt, sollte man es überdenken.

Die zehn Büro-Todsünden der Deutschen

Platz 10: Wer ständig seinen Mund offen hat und denkt, seinen Kollegen mit ungefragten Kommentaren helfen zu müssen oder gar Selbstgepräche führt, macht sich keine Freunde. Das gaben 5,8 Prozent der Befragten an. In den Bereichen Einzelhandel, Großhandel und E-Commerce waren es viermal so viele. © dpa
Platz 9: Faule Mitarbeiter sind nicht beliebt: Wenn Kollegen einen Kopierstau hinterlassen und sich sonst auch jeder Arbeit entziehen, verärgert das die Kollegen. © dpa
Platz 8: Über Geschmack lässt sich ja bekanntlich streiten - am Arbeitsplatz sollte der aber vor allem in Sachen Musik kein Thema sein. Knapp zehn Prozent der Befragten empfinden es als störend, wenn Kollegen sich ihren Lieblings-CDs hingeben. In den Bereichen Banken, Versicherungen und Finanzwesen gaben dreimal so viele "Musik hören" am Arbeitsplatz als Sünde an. © dpa
Platz 7: Wer trägt den Müll raus? In vielen Büros scheint diese Frage einen wahren Krieg zu entfachen. 12,7 Prozent stören sich an überquellenden Mülleimern, für die sich niemand verantwortlich fühlt. In mittelständischen Unternehmen (50-249 Mitarbeiter) empören sich 23 Prozent darüber. © dpa
Platz 6: Wer Fehler macht, der sollte dazu stehen! 13,2 Prozent der Befragten kritisierten, dass manche Kollegen zu feige sind, um Missgeschicke einzugestehen. Unter Medizininern belegt diese Sünde mit 60 Prozent sogar Platz eins. © dpa
Platz 5: Unbeliebt macht man sich auch mit Klatsch und Tratsch. "Hast Du schon gehört?" oder "Kann es sein, dass ...?": Wer Gerüchte in die Welt setzt oder Öl ins Feuer gießt, ist bei Kollegen nicht unbedingt gerne gesehen. Von Lästermäulern fühlen sich knapp 15 Prozent der Befragten gestört. © dpa
Platz 4: Nicht jeder möchte alles von seinem Schreibtisch-Nachbarn mitbekommen oder wissen. Deshalb sind private Telefongespräche am Arbeitsplatz ein Tabu. Wenn es dennoch sein muss, sollte man wenigstens auf eine gemäßigte Lautstärke achten und intime Details nicht hinausposaunen. Davon fühlen sich nämlich etwa 20 Prozent der Befragten belästigt. Aus dem Bereich Einzelhandel, Großhandel und E-Commerce trifft dies sogar auf 80 Prozent der Befragten zu. © dpa
Platz 3: Unpünktliche Kollegen nerven total. Wer regelmäßig zu spät zu kommt, verzögert nicht nur Arbeitsabläufe, sondern verärgert auch die Kollegen. In Acht nehmen sollten sich dabei vor allem Arbeitnehmer, die im Marketing und Medienbereich tätig sind: Hier erregt Unpünktlichkeit am meisten Unmut. © dpa
Platz 2: Besonders hoch ist der Ekelfaktor auch bei dreckigen Teeküchen, abgelaufenen Lebensmitteln im Kühlschrank oder schmutzigen Toiletten. Man sollte deshalb doch öfter mal zur Klobürste greifen, denn Schmutz am Arbeitsplatz belegt den zweiten Platz der Büro-Todsünden. © dpa
Platz 1: Mit Rauchen und Alkohol am Arbeitsplatz katapultiert man sich im Kollegenkreis am schnellsten ins Aus. 55 Prozent der Befragten gaben zudem an, dass unangenehmer Körpergeruch, stinkendes Essen oder nackte Füße die Todsünden schlechthin sind.  © dpa

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