Wahre Einsparpotenziale entdecken

Wer Zeit, Druck- und Energiekosten sparen möchte, braucht als Unternehmer die richtige Technik. Dazu zählen zum Beispiel hochmoderne Multifunktionsgeräte, ein effizientes Dokumentenmanagement und eine sachkundige Druckkostenanalyse.

All das bietet Lesspaper Solutions in Kassel seinen Kunden an. Geschäftsführer Heinz Jacob weiß, wie wichtig heutzutage, insbesondere bei immer weiter steigenden Leistungsanforderungen in immer kürzerer Zeit und immer weiter steigenden Energiekosten die richtigen Lösungen sind.

Dokumentenmanagement

Heinz Jacob und sein Team bieten seinen Kunden für ein effizientes und zugleich kostengünstiges Dokumentenmanagement die Softwarelösung Elo - den elektrischen Leitzordner - an. „Eine DMS-Lösung, die insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet ist“, sagt er. „Allein mit einem effektiven Dokumentenmanagement können zwischen 20 und 40 Prozent des Papiers eingespart werden“, weiß er aus langjähriger Erfahrung.

Dokumentenmanagementsysteme können individuell auf die Bedürfnisse der Branche, des Unternehmens und jeden einzelnen Nutzers zugeschnitten werden. Nach einer eingehenden Analyse der Ist-Situation und Beratung wird die für den Kunden passende Lösung maßgeschneidert. Je nachdem wie groß die Lösung ist, benötigen die Spezialisten von Lesspaper Solutions etwa drei bis 15 Arbeitstage um sie zu implementieren.

Druckkosten analysieren

Ohne eine Druckkostenanalyse kommt laut Heinz Jacob ein Unternehmen heute nicht mehr aus. Er arbeitet mit den Lösungen Pay Per Page und Pay Per page Green von Ricoh. Sie ermöglichen laut Jacob nochmals etwa 20 bis 40 Prozent der Druckkosten zu sparen und etwa zehn bis 15 Prozent der Energiekosten obendrauf.

Multifunktionsgeräte

Wer jedoch nicht nur Druck- und Energiekosten sparen möchte, sondern auch effizienter arbeiten und so Zeit sparen möchte, dem empfiehlt Heinz Jacob die hochmodernen Multifunktionsgeräte von Ricoh. „Die neuesten Geräte bieten ihren Bedienern eine Menge Zusatzkomfort an“, erklärt er, und macht das an einem Beispiel deutlich: „Wer etwas einscannt und dazu auf dem Bedienerfeld den Kunden oder die Kundennummer eingibt, braucht sich um die Archivierung nicht weiter zu kümmern. Die DMS-Lösung Elo archiviert alles automatisch – auf Knopfdruck.“ Es sei auch kein Problem das eingescannte Dokumente in verschiedene Formate umzuwandeln, beispielsweise als E-Mail, Fax, PDF, Powerpoint oder Worddokument.

„Das spart Zeit und minimiert Fehlerquellen.“

Heinz Jacob

Darüber hinaus könnten auch Benutzerprofile für einzelne Nutzer oder Nutzgruppen eingerichtet werden, sodass jeder nach seiner Anmeldung nur die Funktionen zur Verfügung habe, die er auch wirklich brauche. „Das spart Zeit und minimiert Fehlerquellen“, sagt Jacob. HKK L

E Internet: www.lesspaer-solutions.de

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