Betriebskostenabrechnung: Fehler vermeiden

Zum Jahreswechsel erhalten zahlreiche Mieter die Betriebskostenabrechnung für ihre Wohnung. Besonders wenn diese Nachzahlungsforderungen enthält, ist der Streit zwischen Mieter und Vermieter oftmals vorprogrammiert.

"Bei der Abrechnung sollten Vermieter unbedingt professionelle Hilfe in Anspruch nehmen", rät Jürgen Michael Schick, Vizepräsident des Immobilienverbands IVD. "Denn aufgrund der Flut an Vorschriften, Urteilen und steuerlichen Neuregelungen bestehen zahlreiche Fehlerquellen, die insbesondere für private Vermieter nur schwer zu überblicken sind." Berufsmäßige Verwalter hingegen setzten sich täglich mit der Rechtslage auseinander und seien daher auch immer auf dem aktuellen Stand.

Professionelle Verwalter senken die Fehlerhäufigkeit

"Vielfach ist es für Vermieter ratsam, einen professionellen Hausverwalter zu engagieren, der sich mit der Erstellung von Betriebskostenrechnungen auskennt", rät Schick. "Das spart Zeit, Nerven - und letzten Endes Kosten." Zudem könne ein Verwalter bei Unstimmigkeiten gut zwischen Mieter und Vermieter vermitteln, weil er über eine professionelle Distanz verfüge. "Wir kennen natürlich die Statistiken von Rechtschutzversicherungen, in denen bei Streitigkeiten zu Wohnungssachen die Betriebskosten sehr weit vorn zu finden sind. Im Gegensatz dazu finden sich in den Berichten des Ombudsmanns Immobilien quasi keine Beschwerden über die falsche Abrechnung von Betriebskosten, die von einem professionellen Verwaltungsunternehmen erstellt worden ist. Das spricht für die Zuverlässigkeit der Verwaltungsunternehmen bei der Erstellung der Abrechnungen", sagt Michael Schick.

Was der Vermieter abrechnen darf

Welche Kosten der Vermieter trägt und was er auf die Mieter umlegen darf, steht in der Betriebskostenverordnung. Grundsätzlich kann der Vermieter regelmäßige Kosten für Betrieb, Pflege und Wartung des Hauses und seiner Anlagen abrechnen, zum Beispiel Grundsteuer, Wasserversorgung und Müllabfuhr. Alle Kosten für Verwaltung und Reparaturen dagegen hat er selbst zu tragen. "Verfügt das Haus beispielsweise über einen Fahrstuhl, müssen die Mieter regelmäßige Wartungsarbeiten und die Gebühren für das Notrufsystem zahlen. Wenn sich bei der Wartung herausstellt, dass Teile ausgetauscht werden müssen, ist der Vermieter dran", erläutert der Berliner Rechtsanwalt und Leiter des IVD-Servicecenters Hausverwaltung Ulrich Löhlein.

Maßgeblich ist Vollständigkeit und Transparenz

Allerdings ist auch nicht jeder Fehler in der Betriebskostenabrechnung ein ausreichender Grund, die Zahlung gerechtfertigter Forderungen grundsätzlich zu verweigern. Maßgeblich für eine formell ordnungsgemäße Abrechnung ist laut BGH, dass sie eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben gemäß §259 BGB enthält. "So müssen in jedem Fall die Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels, die Berechnung des Mieteranteils sowie der Abzug der Vorauszahlungen enthalten sein", erläutert Simone Engel, Rechtsanwältin in der Kanzlei bethgeundpartner | immobilienanwälte in Hannover. Über die gesetzlichen Mindestanforderungen hinaus gehe eine zu detaillierte Aufstellung allerdings oftmals zu Lasten der Übersichtlichkeit und sei folglich auch nicht im Interesse der Mieter, meint Schick vom IVD. "Nach wie vor ist der Vermieter verpflichtet, dem Mieter auf Wunsch Einsicht in alle Dokumente zu gewähren. Auf diesem Weg können Unklarheiten beseitigt werden, ohne dass die Betriebskostenabrechnung generell zu einem komplizierten juristischen Zahlenwerk wird", so Schick weiter.

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